Nieuwkoop Flowers, gevestigd in Naaldwijk, werkt wereldwijd als im- en exporteur van een zeer breed assortiment bloemen en planten. Zij zijn vooral gespecialiseerd in exclusieve snijbloemen en planten, waarbij een hoogwaardige kwaliteit de norm is. Bij Nieuwkoop in de box is ook Floral Special gevestigd, specialist in rozen en andere snijbloemen uit Zuid-Amerika. Al jarenlang bundelen zij hun krachten waardoor zij hun klanten door korte lijnen een snelle service en persoonlijke aandacht kunnen bieden.
Al sinds 2012 zijn beide bedrijven klant bij ALFA en na jarenlang samen met het softwarepakket AlfaPro te hebben gewerkt was men toe aan nieuwe software. Dat moment kwam iets te vroeg, omdat NEXT op dat moment niet volledig op de specifieke behoeften aansloot. Hierdoor werd besloten om te kiezen voor een andere softwareleverancier. Gedurende het implementatietraject dat daarop volgde, werd snel duidelijk dat deze software niet aan de beloofde verwachtingen voldeed.
Dankzij de nog altijd goede relatie, en na het zien van andere succesvolle NEXT-implementatietrajecten op onze website, besloot Maurice Noort (rechts op de foto), verantwoordelijk voor het IT traject bij Nieuwkoop en Floral Special, opnieuw contact met ons op te nemen. Het was snel duidelijk dat we in de tussenliggende periode niet stil hadden gezeten. Inmiddels waren veel van de oorspronkelijk gewenste functionaliteiten ontwikkeld en gerealiseerd. De overtuiging was dusdanig sterk dat er snel werd besloten terug te keren naar ALFA.
Amerik heeft het NEXT project vervolgens opgepakt en succesvol geïmplementeerd. Lees hieronder de klantvraag en hoe we dit hebben uitwerkt.
Klantvraag
- Modernisering van de software en webshop.
- De software nauwkeuriger afstemmen op de specifieke behoeften van elk afzonderlijk bedrijf.
Oplossing
Het AlfaPro pakket waarin Nieuwkoop Flowers en Floral Special samenwerkten, is vervangen door twee afzonderlijke NEXT pakketten. Floral Special maakt gebruik van gegevensimport om direct handelsimport in het systeem mogelijk te maken. Daarnaast is de VMP supplier geïntegreerd en wordt er gebruikgemaakt van de nieuwe webshop. Orders worden verzameld vanaf de in AlfaPro NEXT bekende voorraad locaties.
Nieuwkoop Flowers is ook overgestapt naar de nieuwe webshop. Bestellingen worden gecontroleerd met behulp van tablets en de functie ‘uitgangscontrole’. Bovendien zal de volumecalculatie uit NEXT een steeds crucialere rol spelen in de transportplanning.
Resultaat
Met de overstap naar NEXT hebben zowel Nieuwkoop Flowers als Floral Special systemen die beter aansluiten op hun eigen werkzaamheden. Dankzij een verbeterd overzicht, bijvoorbeeld op het gebied van voorraad, en de gebruiksvriendelijkheid, is er tijdwinst geboekt en worden er minder fouten gemaakt. Floral Special bespaart bijvoorbeeld aanzienlijk veel tijd bij het importeren van inkoopgegevens. Nieuwkoop Flowers kan bestellingen zorgvuldiger gereedmaken door het gebruik van de overzichtelijke uitgangscontrole.
Reactie Maurice Noort
‘Inmiddels werken we alweer een tijdje met NEXT. De overgang bij Floral Special ging soepel, bij Nieuwkoop Flowers duurde het wat langer vanwege de fusie met Blomdirekt. Hier zijn we ook nog bezig met een traject qua inrichting van de bestellingen. Wij hebben het implementatietraject met Amerik als erg prettig ervaren. Heel fijn om een directe lijn met 1 persoon te hebben die weet wat er speelt.’
Voordelen NEXT
Op de vraag welke voordelen NEXT hen biedt hoeft Maurice niet lang na te denken; ‘Het pakket is erg gebruiksvriendelijk, bespaart veel tijd en geeft veel meer inzicht! Zo kunnen we bijvoorbeeld gemakkelijk Excel lijsten importeren vanuit Floral Special, we gebruiken geen EKT’s meer. Daarnaast gaat het ‘order picken’ op locatie (voorraad inventarisatie) veel sneller en efficiënter met de PDA’s. Dit geeft een beter inzicht in de voorraad en versheid van de handel. Ook is de controle op de binnenkomende bloemendozen verbeterd.
Bij Nieuwkoop halen we er nog niet uit wat erin zit, we zijn nog volop bezig met de inrichting van het systeem. Er is nog veel winst te behalen met alle mogelijkheden en functionaliteiten die in het pakket zitten. Maar voor nu worden er een stuk minder fouten gemaakt door de uitgangscontrole. We scannen nu de handel om te zien of alles er is. Verder ervaren we hier natuurlijk ook veel gebruiksgemak en tijdwinst.
Gemakkelijk in gebruik
Onze collega’s hadden ook niet veel tijd nodig om te wennen aan NEXT, al na 2 á 3 dagen had iedereen door wat hij/zij moest doen. Maar misschien was de overgang voor ons niet heel groot omdat het enigszins bekend was vanuit het vorige systeem AlfaPro. Maar het pakket is hoe dan ook erg gemakkelijk in gebruik. Het is nog wel een uitdaging voor sommigen om anders te gaan werken. De oude manier loslaten en gebruik maken van de gemakken en mogelijkheden die het pakket biedt.’
Hoe verder
‘We gaan het gebruik van de vele functionaliteiten in NEXT zeker uitbreiden, met name aan de export kant. Daarnaast wordt de bestelmodule nu enigszins gebruikt, maar deze functionaliteit kunnen we nog veel breder inzetten. Ook willen we ‘volumeberekening’ in de toekomst volop gaan gebruiken. Kortom, nog genoeg mogelijkheden om nóg efficiënter te gaan werken.
Al met al zijn we erg tevreden met NEXT, het algemene gevoel is goed. De communicatie is ook verbeterd, zo vinden we het bijvoorbeeld erg prettig dat er in NEXT een melding komt via de ‘info knop’ als er een nieuwe update of functionaliteit beschikbaar is. Zo blijven we op de hoogte van de ontwikkelingen en kunnen we zelf zien of een functionaliteit interessant is om op te nemen in ons pakket.
NEXT heeft misschien lang op zich laten wachten, maar we zijn uiteindelijk erg blij met deze keuze en kunnen het iedereen aanraden!’
